Istnieje wiele biznesów, ale także instytucji prywatnych i państwowych, w których dominuje dokumentacja papierowa. Powoduje to konieczność zarządzania nią i archiwizowania. Jak o to zadbać?
Przechowywanie dokumentów to proces znany od dziesiątek lat. Pomimo przenoszenia części danych do wirtualnego świata, wiele dziedzin naszej codzienności nadal posługuje się papierem. Wszelkiej maści sądy, notariusze, biura rachunkowe i każdy mniejszy lub większy biznes korzysta z obiegu dokumentacji w tej formie. Wiąże się to z koniecznością przechowywania przynajmniej jej części. Jak sprawnie uporać się z tym procesem?
Metody przechowywania danych
Dla dokumentacji w formie papierowej najlepszym rozwiązaniem są pudła archiwizacyjne. Różnią się od siebie gabarytami, a przez to pojemnością. Karton, z którego są wykonane, skutecznie ochroni je przed zewnętrznymi niebezpieczeństwami. Oczywiście z wodą jest znacznie gorzej, ale zalany serwer również może mieć problem z ochroną naszych danych. Zaletą pudeł jest ich plastyczność i łatwość w opisaniu. Wystarczy długopis lub marker, aby oznaczyć je według uznania. Wychodząc naprzeciw technologii, można zastosować kody kreskowe, które w przypadku dużego archiwum znacząco ułatwiają odnalezienie konkretnej paczki. Dane można pogrupować w mniejsze pojemniki i następnie ulokować w jeden większy karton, gdzie będą informacje dotyczące jednego podmiotu lub osoby, z którą współpracujemy.
Ułatwienia w zarządzaniu dokumentacją papierową
Wiele papierów musi znajdować się każdorazowo w tym samym miejscu i być dostępne w każdej chwili. Przychodnie z dużą ilością odwiedzających, ale także biura rachunkowe i inne instytucje, gdzie pojawia się spora liczba pojedynczych spraw, wymagają sprawnego segregowania. Pomogą w tym teczki zawieszkowe. Sprawdzą się one w dostosowanych do tego szafkach, jako podręczne narzędzie do dzielenia papierów, ale będą również pomocne w procesie archiwizacji. Teczki zawieszkowe A4 mogą być efektywniejsze od segregatorów, jeśli nasza dokumentacja jest mniej obszerna i często do niej zaglądamy. Instalując dodatkowe identyfikatory, znalezienie konkretnego zestawu danych będzie szybkie i proste. Warto podkreślić, że występuje przynajmniej kilka rodzajów teczek i każda firma czy instytucja może je łatwo zaimplementować do swoich warunków. Teczki zawieszkowe w różnym wydaniu, a także dodatkowe informacje na ich temat, znaleźć można na https://dlabiura24.pl/teczki-zawieszkowe.
Archiwizacja dokumentacji to proces, który niekiedy narzucony jest przez organy kontrolujące, a innym razem jest wynikiem dobrej praktyki. W końcu warto przechowywać umowy, które trwają po kilka lat. Zdarzają się sytuacje, gdzie strony zawierają kontrakt trwający dłużej niż 12 miesięcy, ale znajduje się w nich zobowiązanie np. gwarancja obowiązująca przez długi okres. Warto przechowywać takie umowy na wypadek sytuacji konfliktowych. Dobrze więc wiedzieć, gdzie się one znajdują i w razie konieczności sięgnąć po nie. Dotarcie do dokumentów ułatwią pudła archiwizacyjne i teczki zawieszkowe, które dzięki swoim funkcjom łatwo zlokalizować.