niedziela, 16 czerwcaCodzienne Wiadomości Biznesowe
Shadow

Co zmieni się po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF

Od 1 lipca 2024 r. niemal wszystkie faktury wystawiane przez czynnych podatników VAT będą musiały być wystawiane w formie ustrukturyzowanej (a więc zgodnie z określonym wzorem), przy użyciu scentralizowanej, dostępnej online platformy, jaką jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pół roku później, a więc od początku 2025 r., takim obowiązkiem zostaną objęci również wystawcy zwolnieni z VAT przedmiotowo oraz podmiotowo. Od tej zasady będzie kilka wyjątków – dotyczących m.in. faktur dla konsumentów, jednorazowych biletów w formie faktury oraz dodatkowo, w okresie przejściowym, faktur uproszczonych i paragonów z NIP.

Obowiązek wprowadzania e-faktur do jednej bazy w zamyśle ma służyć uszczelnieniu systemu podatkowego i zapobieganiu oszustwom podatkowym. Będzie jednak miał też inne, nie zawsze oczywiste konsekwencje – zarówno korzystne dla firm, jak i takie, które część płatników odbierze jako kłopotliwe. Co zmieni się w praktyce przedsiębiorców w wyniku wprowadzenia obowiązku fakturowania w KSeF? 

Szybszy zwrot VAT

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF podstawowy termin zwrotu nadwyżki VAT zapłaconego nad VAT należnym zostanie skrócony o 1/3, a więc z 60 dni do 40 dni. Z takiej preferencji już dziś mogą korzystać płatnicy VAT, którzy dobrowolnie zdecydują się wystawiać wyłącznie e-faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem KSeF pod warunkiem, że kwota podatku naliczonego lub nierozliczona wcześniej różnica nie przekracza 3000 zł, a dodatkowo płatnik spełnia kilka warunków formalnych.

Koniec dowolności w datowaniu faktur

W dotychczasowej praktyce biznesowej przedsiębiorcom zdarzało się swobodnie podchodzić do datowania faktur. Spotykaną praktyką było np. datowanie faktur na ostatni dzień miesiąca, ale wysyłanie ich kontrahentom dopiero w kolejnym miesiącu. Wprowadzenie obowiązku wprowadzania faktur do KSeF sprawi, że takie praktyki staną się niemożliwe. Każda faktura trafiająca do KSeF po wstępnej, formalnej weryfikacji (system sprawdza, czy zachowana jest struktura logiczna dokumentu i czy wprowadziła do osoba, która ma do tego uprawnienia) jest oznaczana unikalnym numerem KSeF, w którym zaszyta jest data nadania tego numeru. Ta sama data znajduje się też w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). Przyjmuje się, że faktura ustrukturyzowana została wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF niezależnie od tego, jaka data została wpisana w treści dokumentu. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się również za otrzymaną w dniu, w którym została wystawiona w KSeF.

Archiwizacja faktur

Faktury ustrukturyzowane wprowadzone do KSeF będą w nim przechowywane przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Tymczasem, zgodnie z prawem, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania faktur do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. KSeF stanie się więc dostępnym online archiwum, zapewniającym przechowywanie faktur przez cały okres, w którym jest to obowiązkiem przedsiębiorcy. Jedynie w szczególnych sytuacjach, gdy koniecznie okaże się archiwizowanie faktury dłużej niż przez 10 lat, przedsiębiorca będzie musiał sam o to zadbać.

Nowe zasady korygowania faktur

Wprowadzenie KSeF nie zmienia obowiązującej już wcześniej zasady, że błędnie wystawioną fakturę należy skorygować. Zmieniają się jednak niektóre zasady dokonywania takich korekt. W KSeF niemożliwe będzie wystawianie not korygujących – do systemu można wprowadzić jedynie fakturę korygujacą. Dodatkowo ze względu na sposób, w jaki zorganizowany jest KSeF, obowiązywać będzie szczególna procedura korygowania faktur z nieprawidłowym numerem NIP nabywcy. Aby system mógł dostarczyć fakturę do właściwego odbiorcy, jej wystawca musi wykonać dwa kroki – skorygować do zera dokument z błędem oraz wystawić kolejną fakturę, już z prawidłowym NIP nabywcy.

Brak załączników

Schemat faktury ustrukturyzowanej nie daje możliwości dołączania do niej jakichkolwiek załączników. Jeżeli taki dokument (na przykład specyfikacja towarów czy protokół odbioru) będzie potrzebny, strony muszą się umówić na przekazanie go w inny sposób, poza KSeF. W treści faktury ustrukturyzowanej, w jednym z pól, którego wypełnienie nie jest obowiązkowe, można jedynie umieścić link do pobrania załącznika.

Konieczność odróżnienia konsumenta od przedsiębiorcy

W przepisach wprowadzających obowiązek fakturowania w KSeF przewidziano wyjątek dla faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (konsumentom) – te dokumenty będą nadal wystawiane poza KSeF.

Prawidłowe przypisanie kontrahenta do jednej z tych kategorii jest tym bardziej istotne, że za wystawienie faktury poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi przedsiębiorca może zostać ukarany przez naczelnika urzędu skarbowego. Maksymalna wysokość takiej kary to 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7% wartości faktury ogółem, gdy nie ma na niej wykazanej kwoty podatku. System kar wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r.