Planowanie jakichkolwiek zakupów powinno być dobrze przygotowane i oparte o zdefiniowany proces planistyczny, które posiada swoje źródła w strategii zakupów przedsiębiorstwa. Dobre planowanie to także właściwe zarządzanie czasem oraz umiejętność dostosowania swoich działań do zmieniających się potrzeb klientów wewnętrznych. O czym zatem mowa w praktyce, jeśli chodzi o efektywną strategię zakupową? Podpowiadamy.
Podział efektywnej strategii zakupowej
W zależności od modelu funkcjonowania zakupów w danej organizacji oraz poziomu rozwoju i umocowania obszaru zakupowego w firmie proces planowania zakupów bazuje na reaktywnej bądź proaktywnej roli zakupów. Zakupy reaktywne, które bazują na reakcji na pojawiające się zapotrzebowanie ze strony klienta wewnętrznego, uruchamiane są niezwykle szybko. Nie potrzebują skomplikowanego procesu planowania, a jedynie sprawnych klientów potrafiących szybko, ale niekoniecznie optymalnie w wymiarze planowania i całościowej efektywności przedsiębiorstwa zrealizować potrzebę zakupową klienta wewnętrznego.
Po drugiej stronie planowania zakupowego działają rozwinięte modele zakupowe, które aktywnie wspierają proces planowania. Są to bowiem zakupy proaktywne. Angażowane w pierwszej możliwej fazie planowania działalności danego klienta wewnętrznego to przypadek optymalny. Wymaga jednak bardzo dojrzałej kultury organizacyjnej oraz wysoce wykwalifikowanego personelu zakupowego. Przy takim sposobie działania rola zakupów w procesie planowania i budowa wartości dodanej jest znacząca.
Złoty środek w efektywnej strategii zakupowej
Każda organizacja powinna dostosować proces planowania zakupów do swoich indywidualnych możliwości. Organizacja niewielka, która nie posiada skomplikowanego procesu produkcyjnego, bazującego na maksymalnie kilkunastu produktach, może oprzeć proces planowania na prostych narzędziach informatycznych, takich jak na przykład Word czy Excel. Inaczej sprawa wygląda w przypadku dużych i wielopodmiotowych organizacjach. One powinny tworzyć plany zakupów jako odrębne i bardzo istotne z punktu widzenia strategii oraz efektywności działania całości przedsiębiorstwa.
Należy jednak pamiętać, że każda zaoszczędzona w procesie zakupów złotówka przekłada się bezpośrednio w stosunku jeden do jednego na zysk przedsiębiorstwa. Jest to możliwe tylko przy właściwym planowaniu realizacji potrzeb zakupowych. W przypadku zakupów proaktywnych planowanie przez pryzmat Całkowitych Kosztów Posiadania w czasie stosunek ten może być znacznie wyższy. Szczegółowe informacje dotyczące efektywnej strategii zakupowej można przeczytać tutaj: https://optibuy.com.