poniedziałek, 15 kwietniaCodzienne Wiadomości Biznesowe
Shadow

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy – kompletny poradnik dla pracodawców

Ewidencja czasu pracy to nieodłączna część zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Właściwe jej prowadzenie ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia prawidłowego wynagrodzenia pracowników i zachowania zgodności z przepisami prawa pracy. W tym artykule dowiesz się, jak prowadzić ewidencję czasu pracy oraz poznasz korzyści, jakie przynosi stosowanie elektronicznej formy ewidencjonowania czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to dokument, który zawiera informacje o ilości godzin pracy wykonywanych przez pracownika. Jest ona niezbędna do właściwego obliczania wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także kluczowym narzędziem zarządzania pracownikami. Dzięki niej pracodawca ma pełny obraz czasu pracy swoich pracowników, co umożliwia mu prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń, planowanie urlopów, a także monitorowanie obecności i nieobecności pracowników.

Kiedy należy prowadzić ewidencję czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Jeżeli chociażby jeden pracownik wykonuje obowiązki zawodowe na umowę o pracę, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa.

Jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy?

Przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Zgodnie z przepisami zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy wyglądają następująco:

  1. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona na bieżąco, co najmniej raz w miesiącu, przed wypłatą wynagrodzenia pracownikowi.
  2. Ewidencja Czasu Pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika – każdy z pracowników powinien mieć osobną kartę ewidencji czasu pracy. Nie jest dopuszczalne prowadzenie ewidencji czasu pracy na jednym dokumencie dla kilku pracowników.
  3. Ewidencja czasu pracy powinna zawierać konkretne informacje o czasie pracy pracownika, takie jak:
    • ogólna liczba przepracowanych godzin wraz z dokładnymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu,
    • liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
    • liczba nadgodzin (godzin nadliczbowych),
    • dni wolne od pracy wraz z tytułem ich udzielenia,
    • liczba godzin dyżuru wraz z dokładnymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
    • rodzaj i czas trwania zwolnień od pracy,
    • rodzaj i czas trwania innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
    • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
    • czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych dla osób niepełnoletnich.

W przypadku niektórych pracowników możliwe jest prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy. Wówczas nie trzeba podawać wyszczególnionych godzin pracy pracownika. 

Uproszczona ewidencja czasu pracy obejmuje:

  • pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
  • pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, 
  • pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych.

Od 1 stycznia 2019 r. przepisy określają czas przechowywania ewidencji czasu pracy na 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy z pracownikiem.

W jakiej formie prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w dowolnej formie –  zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Wybór formy zależy od preferencji pracodawcy. Ewidencja czasu pracy w formie papierowej jest tradycyjnym sposobem prowadzenia ewidencji, jednak jest metodą czasochłonną i podatną na błędy.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy –  tak jak ta oferowana przez Kadromierz –  jest coraz popularniejsza. Jest to forma ewidencji, która znacznie ułatwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dzięki niej można w prosty i wygodny sposób zapisywać i śledzić czas pracy pracowników, a także generować raporty i analizy. Posiada ona zdecydowanie więcej zalet niż jej papierowa alternatywa. 

Korzyści z prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, takiej jak ta oferowana przez https://kadromierz.pl/, przynosi wiele korzyści. Oto niektóre z nich:

  • większa dokładność – elektroniczna ewidencja czasu pracy minimalizuje ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych,
  • oszczędność czasu – automatyzacja procesu pozwala przyspieszyć działania i zaoszczędzić czas na inne zadania,
  • łatwość dostępu – dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy, pracodawca i pracownik mają łatwy dostęp do danych o czasie pracy w dowolnym momencie i miejscu,
  • zgodność z prawem – nowoczesny system pomaga utrzymać zgodność z przepisami prawa pracy, co zapobiega potencjalnym konfliktom prawnym.