Czym powinno cechować się dobre i skuteczne spotkanie biznesowe? W jaki sposób możesz przeprowadzić spotkanie biznesowe, aby zachwycić wszystkich uczestników?
Jakie powinno być dobre spotkanie biznesowe?
Dobre spotkanie biznesowe to po prostu spotkanie udane, które zakończyło się sukcesem. Aby faktycznie tak było, przeprowadzone przez Ciebie spotkanie biznesowe powinno mieć określony cel, który oczywiście udało się zrealizować. Najlepiej, gdyby takie spotkanie zakończyło się postępami, wnioskami, owocną współpracą itp. Podczas spotkania biznesowego, pomimo jego mniej lub bardziej oficjalnego charakteru, powinna panować pozytywna i przyjemna atmosfera – wtedy znacznie łatwiej o aktywność i kreatywność wśród uczestników. Ujmując nieco inaczej, dobre spotkanie biznesowe to po prostu takie, które będzie skuteczne. Różne bowiem mogą być Twoje założenia przed samym spotkaniem, tak samo jak różne mogą być motywacje do jego zorganizowania.
Jak przeprowadzić udane spotkanie biznesowe?
Recept na skuteczne przeprowadzenie spotkania biznesowego jest wiele, warto jednak zwrócić uwagę na kilka uniwersalnych wskazówek, które sprawdzają się w zasadzie w każdych okolicznościach. Do takich z pewnością należy dokładne przygotowanie merytoryczne. Określ samodzielnie temat i charakter spotkania, dobrze też przygotować agendę, czyli plan wydarzenia. Przyda się ona zarówno uczestnikom, jak i gościom. Pamiętaj, że jako lider spotkania biznesowego musisz być perfekcyjnie przygotowany pod kątem merytorycznym. Bardzo popularne jest dodatkowo posługiwanie się np. prezentacjami multimedialnymi lub krótkimi filmami i grafikami, co ułatwia skupienia uwagi i zainteresowanie słuchaczy.
Oprócz tego bardzo istotna jest organizacja. Dotyczy ona zarówno tego, jak się ubrać na spotkanie biznesowe, jak i zaplanowania, w której sali spotkanie powinno się odbyć, czy przygotowania odpowiedniego ugoszczenia przybyłych. Sala musi być dostosowana do liczby uczestników, posiadać stosowny sprzęt i zaopatrzenie, a także właściwy design. Na dłuższych spotkaniach biznesowych w dobrym tonie są np. przygotowanie zimnych i ciepłych napojów czy przekąsek, a w razie konieczności również ciepłego posiłku. Obowiązkowa jest kawa, która powszechni uchodzi niejako za „napój biznesowy”.
Nie bez znaczenia jest także tak, wydawałoby się, prozaiczny element, jak zaproszenie na spotkanie biznesowe. Jeśli będzie ono elegancko i stylowo zaprojektowane, przedstawisz na nim plan spotkania i zadbasz o inne detale, z pewnością zachęcisz do stawienia się o wyznaczonym czasie i miejscu wszystkich uczestników. Wpłyniesz również na pierwsze postrzeganie Ciebie jako organizatora i osoby prowadzącej – w końcu zaproszenie na spotkanie biznesowe to niejako Twoja wizytówka. Koniecznie nie zapomnij też przygotować się na sytuacje awaryjne, takie jak usterki sprzętu czy wszelkiej maści problemy, które mogą, lecz raczej nie powinny się pojawić. W końcu zawsze możesz mieć akurat tego dnia wyjątkowego pecha… I właśnie dlatego kluczowe jest przygotowanie na spotkanie biznesowe!
Źródła: