Jeżeli myślimy „outsourcing” najczęściej w pierwszej kolejności przychodzi nam do głowy „IT”. Słusznie, ponieważ to właśnie usługi informatyczne obok księgowości, marketingu, audytu i szkoleń należą do jednych z najchętniej zlecanych firmom zewnętrznym. Outsourcing IT pozwala zmniejszyć koszty, zaoszczędzić czas, a przy tym daje dostęp do najnowszych technologii. Co dokładnie może obejmować?
Outsourcing, czyli korzystanie z pomocy firm zewnętrznych w wybranych obszarach działalności, to sposób na minimalizowanie kosztów – nie trzeba poświęcać zasobów na znalezienie, zatrudnienie pracowników i wyposażenie ich stanowisk pracy, unikanie problemów kadrowych – usługa działa nawet wtedy, gdy ktoś bierze urlop albo idzie na zwolnienie lekarskie, oszczędzanie czasu – osoby z doświadczeniem w danej dziedzinie działają sprawniej oraz, w przypadku IT, dostęp do najnowszych technologii – stałą aktualizację oprogramowania i brak konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt. Z tych powodów, ale także dlatego, że da się go dostosować do swoich potrzeb, outsourcing, w tym outsourcing IT stale zyskuje na popularności. Wykorzystują go zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa.
Jakie usługi można zlecić firmie zewnętrznej?
Helpdesk i Hotline
M.in. stworzenie helpdesku. Helpdesk to grupa specjalistów – jej wielkość zależy od potrzeb klienta – która pomaga w rozwiązywaniu różnego rodzaju problemów np. z działaniem sprzętu, systemów czy oprogramowania. Najczęściej helpdeski pracują zdalnie, korzystając z możliwości podłączenia się do komputerów pracowników, ale czasami konieczne są interwencje na miejscu. To, czy działanie będzie się ograniczało do kontaktu telefonicznego, czy dojazdu do biura, określa się w umowie. W niektórych przypadkach łączy się pomoc zdalną z jednym lub kilkoma stanowiskami na miejscu, żeby skrócić czas na podjęcie zgłoszenia.
Serwis IT
Oprócz tego są firmy, które przede wszystkim potrzebują wsparcia związanego z naprawą awarii sprzętu komputerowego lub systemów operacyjnych. Usługami w ramach outsourcingu IT mogą być np. usuwanie problemów z urządzeniami peryferyjnymi takimi jak drukarki, skanery, kamery czy tablety graficzne, opieka serwisowa ERP albo diagnozowanie uszkodzeń stacji roboczych. W umowie z firmą zewnętrzną zaznacza się, czy naprawa odbędzie się na miejscu – w biurze klienta, czy w siedzibie kontrahenta, kiedy dostarczony zostanie sprzęt zastępczy itp. Dzięki temu zyskuje się gwarancję, że awaria nie wpłynie na działanie przedsiębiorstwa.
Szukasz firmy, która świadczy usługi outsourcingu IT albo przeprowadza wdrożenia systemów ERP? Sprawdź ofertę Gecos: https://gecos.pl
Zarządzanie infrastrukturą
W ramach outsourcingu IT można również skorzystać z usług związanych z zarządzaniem infrastrukturą, np. administracją serwerami czy zarządzaniem sieciami komputerowymi. W tym pierwszym przypadku firma zewnętrzna stale monitoruje działanie urządzeń – może natychmiast wyśledzić ewentualne problemy, pomaga zoptymalizować wydajność systemów i aktualizuje zabezpieczenia.
W drugim administruje usługami w chmurze, odpowiada za wdrożenie strony internetowej czy dodawanie nowych kont pocztowych i ich konfigurację.
Tworzenie backupów i ochrona danych
Istotnym elementem usług outsourcingowych IT jest także ochrona danych. Praktycznie w każdym przedsiębiorstwie wykorzystuje się dane poufne, które trzeba zabezpieczyć, bo ich utrata albo wyciek mogłyby wpłynąć na działanie firmy. Za to, żeby informacje nie dostały się w niepowołane ręce, odpowiadają wykwalifikowani informatycy, którzy szyfrują dane, w tym pocztę służbową, zabezpieczają staje robocze, a także zarządzają kopiami zapasowymi i archiwizacją.