Szybka rejestracja i sprawna akceptacja dokumentów, rozbudowane repozytorium czy praca z dokumentami na urządzeniach mobilnych – to istotne udogodnienia, jakie zapewnia moduł DMS i DMS mobile Streamsoft Prestiż. Poznaj szczegóły!
Czym jest DMS?
DMS (ang. Document Managment System – system zarządzania dokumentacją) to narzędzie do zarządzania całością dokumentacji w firmie – zarówno korespondencją zewnętrzną, jak i dokumentami wewnątrz przedsiębiorstwa. Umożliwia elektroniczną rejestrację, archiwizację czy wyszukiwanie m.in. umów, druków i faktur. Zazwyczaj stanowi część systemu ERP, co sprawia, że w pełni współpracuje z innymi jego modułami w zakresie procesowania dokumentacji, np. handlowo-magazynowym.
Rejestracja dokumentów? Szybko i wygodnie!
W DMS dokumenty systemowe, wymagające akceptacji po ich wystawieniu, mogą automatycznie wejść w odpowiedną ścieżkę. To duże udogodnienie w przypadku powtarzalnych czynności w firmie, takich jak przyjmowanie nowych zamówień od odbiorców, czy generowanie zamówień do dostawców.
Moduł umożliwia również rejestrowanie dokumentów zewnętrznych. Pomagają w tym predefiniowane parametry – użytkownik określa rodzaj dokumentu, a system na tej podstawie „podpowiada”, które pola wypełnić i przypisuje ścieżkę akceptacji. Jeśli dokument nie pasuje do zdefiniowanych wcześniej rodzajów, pracownik może sam określić ścieżkę akceptacji – dynamiczną lub ad hoc.
Obsługujesz wiele faktur? Pracę w tym zakresie usprawni integracja z platformą OCR, która pozwala szybko konwertować dokumenty papierowe do postaci, którą możesz sprawnie zarejestrować w systemie. Wystarczy kilka klików, bez zbędnego przepisywania danych. Możliwe jest także przygotowanie danych do importu ze sformalizowanego pliku.
Utrzymaj porządek danych
Dokumenty elektroniczne rozproszone po całym systemie dostępne są w DMS we wspólnym repozytorium. Są one skatalogowane wg źródła pochodzenia. Jednocześnie każdy operator może tworzyć własne „teczki z dokumentami” aby mieć do niech szybki dostęp. Każdemu dokumentowi można nadać sygnaturę, opis, typ i cechy, co pozwala utrzymać porządek, ułatwia też odnalezienie pliku. Ważnym elementem jest możliwość nadania uprawnień dla operatorów do dokumentów.
W module możesz również przechowywać szablony dokumentów w formie wersjonowanych plików, zachowując ich wcześniejsze kopie.
Akceptuj dokumenty na smartfonie!
Firmowa dokumentacja na wyciągnięcie ręki, gdy jesteś poza biurem? To możliwe dzięki aplikacji DMS mobile, która jest częścią Streamsoft Prestiż ERP mobile. Aby z jej pomocą dodać nowy dokument do obiegu, wystarczy kilkoma tapnięciami na smartfonie wypełnić wymagane pola i dodać zdjęcie dokumentu. Aplikacja umożliwia również akceptację etapu obiegu, podgląd ścieżki akceptacji oraz załączonej dokumentacji. Ponadto na ekranie smartfona automatycznie wyświetlą się wszystkie alerty, które są ustawione w systemie. Bezpośrednio z Alertów DMS możesz przejść do akceptacji dokumentu. Jesteś zawsze na bieżąco – w delegacji czy podczas pracy zdalnej.
Szukasz dobrego DMS? Poznaj rozwiązania dla firm!
DMS Streamsoft Prestiż zapewnia sprawny obieg dokumentów firmowych, co wspomaga całość pracy z dokumentacją, mając przełożenie choćby na szybszą akceptację kosztów i eliminując konieczność wydruku dokumentów. Moduł ten sprawdza się w wielu branżach, m.in. w produkcyjnej czy handlowej. Po więcej informacji zajrzyj na stronę https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/.