Sprawozdanie finansowe nawet w formie elektronicznej e-sprawozdania finansowego, nadal pozostaje formalnym obowiązkiem wynikającym bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawnych. Obecnie ze względu na epidemię COVID-19, ustawodawca zdecydował o przesunięciu obowiązkowych terminów złożenia e-sprawozdań finansowych – nawet do 3 miesięcy. Nie zostały one jednak zniesione – to znaczy, że nadal sprawozdanie należy przygotować i zrobić do prawidłowo. Co grozi za błędy w sprawozdaniu finansowym lub jego niezłożenie?
Sankcje za nieprawidłowości – podstawy prawne
W przypadku e-sprawozdań finansowych, sankcje mogą dotyczyć nieprawidłowego złożenia (nie dochowaniu terminu) lub niezłożenia deklaracji wcale, a także błędów w samym dokumencie. Ustawodawca karze za takie działania, a przepisy normujące kary zostały zawarte w kilku aktach prawnych. Dwa podstawowe to:
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2019.351) zwana dalej „Ustawa o rachunkowości” oraz
- Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U.2019.1500 ) zwana dalej „Ustawa o KRS”.
Ustawa o rachunkowości
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, za nie poddanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, nie udzielenie informacji zgodnych z stanem faktycznym, nie złożenie sprawozdania do ogłoszenia, nie złożenie sprawozdania finansowego – grozi odpowiedzialność w grzywny lub ograniczenia wolności.
Wyciąg z przepisów:
Ustawa o rachunkowości
Art. 79. [Odpowiedzialność za naruszenie innych przepisów ustawy]
Kto wbrew przepisom ustawy:
1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
4) nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym,
[…]
– podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Ustawa o KRS
Zgodnie z drugim podstawowym aktem prawnym, czyli według Ustawy o KRS, jeżeli podmiot ma obowiązek złożenia dokumentu sprawozdania finansowego do rejestru, to za jego niezłożenie może grozić grzywna. Sąd najpierw wezwie jednak do złożenia dokumentów w dodatkowym, 7 dniowym terminie. Następnie może nałożyć grzywnę.
Wyciąg z przepisów
Ustawa o KRS
Art. 24. [Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku. Wezwanie do powołania lub wyboru organu osoby prawnej. Postępowanie przymuszające]
1. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia – wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin.
1a. W uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte.
1b. Wezwań w postępowaniach, o których mowa w ust. 1 i 1a (postępowania przymuszające), sąd dokonuje pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W przypadku niewykonania obowiązków w terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych. Przepisu art. 1053 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się.
Kto odpowiada za nieprawidłowości?
W każdym przypadku warto dodatkowo określić, kto poniesie odpowiedzialność. Według zasad ogólnych ustawy o rachunkowości (w szczególności art. 69) obowiązkiem złożenia rocznego sprawozdania finansowego został objęty kierownik jednostki. Dlatego należy uznać, że kluczowym jest zdefiniowanie kto jest kierownikiem danej jednostki i zwrócenie jego uwagi, iż to nie biuro rachunkowe, ani dział księgowości odpowiada za ewentualne błędy – odpowiedzialność leży bowiem właśnie po stronie kierownika jednostki.