Wirtualne biura cieszą się w ostatnich 10 latach sporą popularnością w Warszawie. Jako firma prowadząca wirtualne biura zauważamy, iż często potencjalni klienci nie wiedzą co powinni oczekiwać od takiej instytucji.
Początki wirtualnych biur w Warszawie
Na rynku funkcjonują różne biura wirtualne. Na pewno obecnie jest znacznie lepiej niż w latach 2010-2012. Były to lata początkowe tego biznesu w Polsce, pomimo, że wcześniej też istniały w Warszawie wirtualne biura.
W latach tych spora liczba biur wirtualnych polegała na oferowaniu pokoju w biurowcu.
Pokój ten najczęściej bywał cały dzień nieczynny.
Prowadzący wirtualne biuro wynajmował adres pokoju biurowego jako adres do KRS lub CEiDG, czyli adres na siedzibę spółki, fundacji, stowarzyszenia lub zwykłej działalności gospodarczej.
Często niestety biurowiec nic nie wiedział o intencjach swojego najemcy i orientował się dopiero jak w pokoju biurowym było dużo zarejestrowanych spółek.
Gdzieś w biurowcu znajdowała się sala do spotkań lub sala konferencyjna, ale nie było to pod adresem rejestracyjnym – tym adresem wykorzystywanym do rejestracji, jako siedziba spółki, klienta biura wirtualnego.
Co powinno być w biurze wirtualnym ?
Wewnątrz adresu, który oferowany jest jako adres na siedzibę firmy muszą znajdować się osoby stanowiące personel wirtualnego biura. Osoby te powinny dbać o to, by wirtualne biuro było otwarte na wypadek przyjścia urzędnika, gdyż urzędnik, który zastaje zamknięty lokal może wykreślić spółkę, do której idzie z rejestru VAT.
Personel ten organizuje tak zwany wirtualny sekretariat. Nazwa bierze się z obsługi korespondencji przychodzącej do klientów wirtualnego biura, która tak jest obsługiwana, żeby klienci w ogóle nie musieli po nią chodzić. Dzięki temu wirtualne biura popularne są w wielkich miastach – stolicach takich jak Londyn czy Berlin. W stolicach takich spółki zakłada kapitał z całego świata, zarówno z Chin jak i Afryki i bynajmniej ludzie tworzący tam start-up’y nie spotykają się z listonoszami, by odbierać jakąkolwiek pocztę. Muszą być oni tak obsługiwani, by jednocześnie mieć siedzibę spółki w Londynie a mieszkać cały czas na przykład w Nigerii, która ostatnio rozwija się dynamicznie.
Wirtualne biura w Warszawie działają podobnie, choć klientami zagranicznymi są częściej osoby z Azji i Europy Wschodniej – Ukraina, Białoruś, Kazachstan, Pakistan, Indie, Chiny.
Można powiedzieć, że wirtualne biura w Warszawie stanowią bramę dla ludzi i kapitału z tych państw na całą Unię Europejską.
Pod adresem rejestracyjnym siedziby spółki, wewnątrz wirtualnego biura muszą być także sale do spotkań. W polskim prawie, zresztą analogicznie do prawa w innych krajach Unii, obowiązuje konieczność zwoływania posiedzeń zarządu pod adresem siedziby spółki, więc sale do spotkań są obowiązkowe.
O co pytać wirtualne biura przed podpisaniem umowy ?
Przed podpisaniem umowy na wirtualne biuro dobrze jest zbadać czy wirtualne biuro posiada sale do spotkań i czy po odbiór korespondencji trzeba umawiać się na konkretne godziny czy też w konkretnym biurze wirtualnym cały czas ktoś przebywa. Można również zadać pytanie czy firma prowadząca wirtualne biura jest właścicielem lokalu, który oferuje. Jest to bardzo istotne, bo jeśli jest to zwykły najemca to niekoniecznie musi mieć pozwolenie od właściciela na tego typu działalność. Nawet jeśli ma takie pozwolenie to może się okazać, że pozwolenie ma tylko na rok czy dwa a później będzie musiał negocjować z właścicielem przedłużanie tego pozwolenia. Negocjacje mogą wyglądać w ten sposób, że właściciel ciągle co rok czy co dwa lata będzie podnosił czynsz firmie prowadzącej wirtualne biura aż w końcu firma ta się zdenerwuje i zmieni lokal. Wtedy klient wirtualnego biura z dnia na dzień może zostać bez adresu siedziby i pilnie będzie musiał zmienić adres siedziby w KRS, co trwa miesiącami i kosztuje.