Firmy rozwijają się w różnym tempie. Kiedy jest właściwy moment, aby skorzystać z BPO? Poznaj 5 sytuacji, w których przekazanie zaufanemu partnerowi wybranych procesów biznesowych to rozsądne rozwiązanie.
Gdy konieczne jest poszukiwanie oszczędności
To najczęstszy powód, dla którego firmy decydują się na przekazanie niektórych obszarów działalności zewnętrznych partnerom. Wiadomo, że Outsourcing Procesów Biznesowych pod względem finansowym jest bardzo korzystny. Firma może oszczędzać na wielu polach, a wskazać wystarczy:
- zatrudnienie – nie jest konieczne tworzenie własnego zespołu księgowości, HR czy marketingu,
- sprzęt i oprogramowanie – które naturalnie byłyby potrzebne pracownikom,
- przestrzeń – czynsz jest wysoki zwłaszcza w najbardziej prestiżowych lokalizacjach.
Dodatkowym plusem jest przewidywalność kosztów – opłata jest jedna i naliczana najczęściej w cyklu miesięcznym.
Gdy niezbędne jest skupienie się na kluczowym obszarze działalności
Sytuacja, gdy dział księgowości, HR czy IT nieustannie angażuje nowych pracowników, może spowodować, że zamiast skupiać się na swoich obowiązkach, będą oni rozwiązywać pomniejsze problemy. Nie jest to sytuacja pożądana – w długiej perspektywie może doprowadzić np. do spadku jakości produktów czy świadczonych usług. Właśnie dlatego usługami BPO warto zainteresować się również wówczas, gdy priorytetem jest skoncentrowanie się na najważniejszym obszarze firmy – produkcji lub świadczeniu usług.
Ponieważ wybrane procesy przekazywane są specjalistom, to nie trzeba ich specjalnie kontrolować. Wystarczy jedynie zapoznać się z otrzymywanymi cyklicznie raportami.
Gdy firma planuje zwiększyć zespół
Outsourcing Procesów Biznesowych dotyczy różnych obszarów działalności firmy, w tym również HR. Gdy firma się rozrasta i konieczne jest zwiększenie zespołu, skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego partnera może się opłacić. Dlaczego?
BPO HR to sposób na:
- znalezienie pracowników o określonych umiejętnościach i predyspozycjach,
- zmniejszenie rotacji w firmie – a zatem również kosztów,
- lepsze zarządzanie kadrami – dzięki wsparciu menedżera procesów HR.
Korzystanie z usług zewnętrznego partnera to także sposób na zwiększenie atrakcyjności w oczach kandydatów. Przejrzysty proces rekrutacji i zaplanowana ścieżka rozwoju wewnątrz firmy mogą zachęcić osoby poszukujące zatrudnienia do złożenia aplikacji.
Gdy pożądane jest zwiększenie produktywności
To kolejna sytuacja, gdy warto zdecydować się na BPO. Działy, które nie są kluczowe dla funkcjonowania firmy, nie zawsze działają sprawnie. Powodów jest wiele, np. brak inwestycji, a konsekwencją są trudności w pozyskaniu specjalistów. Outsourcing Procesów Biznesowych zapewnia dostęp do wykwalifikowanej kadry i jednocześnie pozwala zwiększyć produktywność – zadania realizowane są zgodnie z najlepszymi praktykami i w założonych terminach.
Zwiększenie produktywności procesów związanych z księgowością, IT czy marketingiem często nie pozostaje też bez wpływu na dochody firmy.
Gdy firma chce zmienić przydział zasobów
Impulsem do skorzystania z Outsourcingu Procesów Biznesowych może być też chęć zmiany zaangażowania zasobów. Nie zawsze będzie to dotyczyć przesuwania pracowników z jednego działu do drugiego – czasem chodzi o sprzęt czy przestrzeń. Trzeba pamiętać, że niektóre firmy ponoszą co miesiąc ogromne koszty najmu przestrzeni biurowej używanej przez działy księgowości czy marketingu, podczas gdy można byłoby ją wykorzystać na powiększenie kluczowego działu, np. obsługi klienta.
Korzystając z BPO, firma ma możliwość odzyskania zasobów zamrożonych w działach, które – chociaż są niezbędne – nie generują dochodów, ale są głównie źródłem kosztów.