Przed Tobą wynajem biura i zastanawiasz się, jak zorganizować miejsce dla pracowników? Jedną z opcji jest otwarta przestrzeń. Czy biuro open space to dobry wybór? Taka organizacja powierzchni ma swoje wady i zalety. Poznaj je bliżej, rozważ za i przeciw, a następnie zdecyduj, czy taka formuła sprawdzi się w Twojej organizacji.
Spis treści
Biuro open space, czyli jakie?
Czym jest open space w biurze? Dosłowne tłumaczenie tego angielskiego określenia to „otwarta przestrzeń”. Chodzi zatem o dużą salę pozbawioną ścianek działowych i odrębnych gabinetów, w której są ustawione biurka (lub boksy z biurkami) dla kilkunastu lub więcej pracowników.
Chociaż historia biur typu open space jest długa (sięga w XIX wieku, w USA), w Polsce to rozwiązanie zaczęło funkcjonować stosunkowo niedawno. Powoli staje się jednak coraz powszechniej wykorzystywanym sposobem organizacji przestrzeni pracy.
Jakie są zalety biura typu open space?
Lista zalet, które wiążą się z korzystaniem z biura typu open space, jest całkiem długa. Oto te najważniejsze.
Szybka komunikacja między pracownikami
Członkowie zespołu przebywający w jednej sali mogą wymieniać myśli, dzielić się pomysłami i szybko załatwiać bieżące sprawy – bez konieczności wędrowania od gabinetu do gabinetu.
Biuro open space sprzyja również integracji zespołu – budowaniu więzi między jej członkami. Może się ona przełożyć na lepsze zgranie, a co za tym idzie – na większą wydajność w pracy.
Ułatwienie pracy zespołowej
Open space w biurze sprzyja burzy mózgów czy „przepracowaniu” projektu w szerszym gronie. Zespoły mogą siedzieć przy złączonych biurkach lub spotykać się przy stole konferencyjnym, który zwykle stawia się w wydzielonej części sali. Praca na open space może też upraszczać konsultacje z między pracownikami z różnych działów w firmie.
Open space ułatwia współpracę i pomaga stworzyć lepszą atmosferę w zespole. Przy okazji sprzyja optymalizacji – zarówno samej pracy, jak i kosztów eksploatacji powierzchni.
Usprawnienie obiegu dokumentów
Niektóre informacje w biurze open space można szybko przekazać w rozmowie, inne – z ręki do ręki, bez opuszczania przestrzeni pracy. To pozwala ograniczyć do minimum zbędne formalności i przyspieszyć wiele procesów.
Niższe koszty utrzymania biura open space
Szacunkowo biura typu open space pozwalają obniżyć koszt utrzymania (w tym umeblowania i eksploatacji) nawet o ok. 20%. To znacząca różnica w porównaniu z przestrzeniami o tradycyjnym układzie.
Z czego wynikają oszczędności? Między innymi z możliwości skorzystania z mebli modułowych czy stosowania modelu tzw. hot deskingu, w którym biurka nie są przypisane na stałe do pracowników – siada się tam, gdzie akurat jest wolne miejsce. „Gorące biurka” są chętnie wykorzystywane przez firmy pracujące w modelu hybrydowym (łączącym pracę zdalną ze stacjonarną). Dzięki takiej organizacji pracodawca nie musi zapewniać osobnego stanowiska pracy każdemu z zatrudnionych.
Open space to także ograniczenie zużycia energii (np. na klimatyzację czy oświetlenie). Taka organizacja przestrzeni sprzyja też ograniczeniu liczby drukarek i kopiarek wykorzystywanych w firmie – najczęściej wystarczy jedno takie urządzenie ustawione w miejscu dostępnym dla wszystkich.
Łatwa zmiana aranżacji
Obecne realia biznesowe wymuszają na firmach elastyczność – także odnośnie do zatrudnienia pracowników. Praca hybrydowa, wzrost lub spadek liczby osób zatrudnionych, dynamiczne zmiany w składach zespołów projektowych to codzienność. Biuro open space sprzyja szybkiej adaptacji do nowych warunków – łatwo je przearanżować, tak aby układ stołów, biurek itp. odpowiadał bieżącym potrzebom.
Wady open space w biurze
Open space w biurze nie jest też wolne od wad. Z czym trzeba się liczyć?
Wyższy poziom hałasu
Wiele osób na dużej powierzchni, prowadzących np. rozmowy telefoniczne, videocalle czy konwersacje między sobą, może oznaczać wyższy poziom hałasu. Jednak nie zawsze.
– W nowoczesnych biurach typu open space montuje się specjalne panele akustyczne, które pomagają pochłaniać nadmiar dźwięków rozchodzących się w przestrzeni. To jeden z elementów, na którego obecność warto zwrócić uwagę, zwłaszcza gdy wynajmuje się biuro dla dużego zespołu – podpowiada Aleksandra Paradecka z biura Horyzont Nieruchomości z Łodzi. – Bariery akustyczne można znaleźć w wielu biurach open space. To jedna z kwestii, na które zwracamy uwagę, pomagając znaleźć naszym klientom optymalną przestrzeń do prowadzenia biznesu – dodaje.
Ograniczona prywatność
Na dużej przestrzeni łatwo podsłuchać, również przypadkowo, poufne lub prywatne rozmowy współpracowników. Jak to rozwiązać? W nowoczesnych biurach open space wyznacza się odrębne strefy prywatności – np. pokoje przeznaczone do prowadzenia rozmów w wąskim gronie, a także do wykonywania zadań wymagających maksymalnego skupienia.
Kłopotliwe ustalenie optymalnej temperatury w pomieszczeniu
Jedni pracownicy lubią, gdy jest ciepło. Inni – kiedy jest zimno. Znalezienie złotego środka przy jednym systemie klimatyzacji i wentylacji pomieszczenia bywa trudne, zwłaszcza na dużych powierzchniach. Jednak w nowoczesnych biurowcach klasy A to wcale nie musi być problem – w takich budynkach obieg powietrza i jego parametry są kontrolowane przez zaawansowane systemy. Dzięki temu łatwo osiągnąć poziom komfortu, który będzie odpowiadać większości.
Czy zatem biuro open space to dobry wybór dla każdej firmy? Niekoniecznie. Są podmioty, dla których lepiej sprawdzą się powierzchnie z wyodrębnionymi mniejszymi pokojami i gabinetami, zapewniającymi spokojniejszą pracę. Jeśli jednak nie jesteś pewien, na co się zdecydować, najlepiej przedyskutować ten temat z ekspertami od nieruchomości biurowych. Podpowiedzą, jaka przestrzeń będzie optymalna, zarówno pod względem funkcjonalności oraz ergonomii pracy, jak i kosztów eksploatacji.